L’UFFICIO STAMPA

L’ufficio stampa è una struttura, presente sia nelle aziende private sia negli Enti pubblici, a cui è demandata la gestione dei rapporti e del flusso informativo con i mass media.

Si tratta di un lavoro giornalistico che consiste nella scrittura di comunicati, note e risposte stampa, nell’organizzazione di eventi e conferenze, nel monitoraggio di agenzie stampa, giornali, radio, TV e siti web, nella cura della rassegna stampa, nella gestione dei social media e di ogni altro aspetto d’interesse mediatico.

IL LAVORO DELL’UFFICIO STAMPA

Le aziende più grandi hanno generalmente un ufficio stampa interno, mentre quelle più piccole possono fare ricorso a un ufficio stampa esterno per curare eventi o iniziative alle quali dare visibilità.

Nella struttura piramidale di un’azienda, l’ufficio stampa è generalmente posto alle dirette dipendenze del management e necessita, per un corretto funzionamento, della collaborazione degli altri uffici o direzioni che devono di volta in volta fornire le informazioni sulle quali costruire i comunicati stampa destinati agli organi d’informazione.

Obiettivo dell’ufficio stampa è garantire visibilità sui mass media, al fine di raggiungere i destinatari dei messaggi veicolando contenuti capaci di richiamare la loro attenzione. L’individuazione del target di riferimento è la condizione fondamentale per poter produrre un’azione efficace, adeguando i contenuti e lo stile alle finalità comunicative perseguite.

Lavorare in un ufficio stampa richiede capacità tanto nella scrittura quanto nel saper valorizzare i contenuti rendendoli delle notizie appetibili: un compito reso ancora più complesso dall’enorme mole di informazioni che ogni giorno arriva nelle redazioni. La gran parte di queste finisce inevitabilmente per essere cestinata, mentre solo una piccola percentuale raggiunge il grande pubblico.

Per non cadere nel dimenticatoio, il comunicato stampa deve essere in grado di suscitare interesse nel giornalista. La sua possibilità di riuscita, pertanto, si riduce al lumicino nel caso di testi non professionali e privi di appeal giornalistico.

E’ importante selezionare accuratamente gli organi d’informazione ai quali trasmettere i comunicati stampa, creando delle mailing list ragionate in base alle singole necessità.

E’ buona regola non limitarsi al semplice invio per email del testo, ma effettuare una successiva attività di recall, contattando direttamente le singole redazioni per portare il testo all’attenzione dei giornalisti.

Altra attività classica di un ufficio stampa è l’organizzazione delle conferenze stampa. In questo caso, le fasi del lavoro sono due, una di preparazione e una di gestione dell’evento. Bisogna innanzitutto predisporre i materiali da inserire nella cartella stampa (comunicati, note, brochure), procedere poi all’invio dell’invito alla mailing list delle testate di settore e contattare i vari giornalisti per esporre i punti di forza dell’iniziativa.

Nel corso della conferenza, l’addetto stampa dovrà supportare i relatori nelle interviste e rispondere a tutti i dubbi e chiarimenti che verranno avanzati dai giornalisti presenti, al fine di garantire una corretta rappresentazione dei fatti nell’interesse dell’azienda o dell’Ente organizzatore.

L’ufficio stampa si occupa, inoltre, del monitoraggio delle agenzie stampa e dell’attività di rassegna stampa: quotidiani, periodici, siti web, radio e TV. Un impegno all’apparenza di routine ma essenziale per essere sempre a conoscenza di ogni articolo o servizio in modo tempestivo. Esistono dei software come Data Stampa, Telpress e Eco della Stampa, che danno agli uffici stampa la possibilità di consultare in diretta tutti i lanci delle agenzie e di accedere all’archivio delle notizie in qualunque momento.

Sempre più rilevante è la gestione dei social media, che offrono un bacino d’utenza enorme al quale poter comunicare le proprie iniziative.

Accanto a queste attività di tipo propositivo, spesso l’ufficio stampa è chiamato ad azioni di tipo difensivo per rispondere ad articoli o servizi che ledono l’immagine dell’azienda o dell’Ente.

In questi momenti particolarmente delicati, un ufficio stampa professionale fa la differenza. Per gestire situazioni di crisi è necessario saper controllare lo stress e le pressioni, individuando in poco tempo la strategia comunicativa più efficace da mettere in campo. Predisporre comunicati e risposte stampa capaci di restituire un’immagine positiva rappresenta, per un ufficio stampa, il maggiore dei successi.

L’ADDETTO STAMPA

L’addetto stampa è la figura professionale che lavora all’interno di un ufficio stampa. Nelle organizzazioni più articolate e complesse, al vertice della struttura è nominato un capo ufficio stampa, al quale viene affidata la responsabilità di conseguire gli obiettivi comunicativi gestendo e coordinando il lavoro degli altri addetti stampa.

La Legge 150 del 2000 ha stabilito che gli uffici stampa delle pubbliche amministrazioni debbano essere formati da personale iscritto all’Albo nazionale dei giornalisti, siano essi dipendenti o personale estraneo alla pubblica amministrazione in possesso dei titoli richiesti.

Si tratta di una disposizione importante che attesta il bisogno di selezionare il personale degli uffici stampa tra i giornalisti iscritti all’Ordine, in quanto adeguatamente formati e preparati per gestire al meglio ogni aspetto di questa professione.

Pur non essendovi alcun obbligo di legge, per le stesse ragioni è importante che anche le aziende private affidino le chiavi dell’ufficio stampa a un giornalista, in modo da rendere la struttura più professionale ed efficace in tutte le fasi del processo comunicativo.